Τις απαραίτητες παραμέτρους για τη χρήση ψηφιακών θυρίδων από τους πολίτες και από τους Φορείς του Δημόσιου Τομέα, καθόρισε ο Υπουργός Επικρατείας, Κ. Πιερρακάκης, με Απόφασή του που δημοσιεύθηκε στην Εφημερίδα της Κυβερνήσεως την 4η Μαρτίου.
Θυρίδα πολίτη σημαίνει ένα ηλεκτρονικό γραμματοκιβώτιο, όπου τηρούνται τα έγγραφα που εκδίδει μέσω της “Ενιαίας Ψηφιακής Πύλης της Δημόσιας Διοίκησης” (gov.gr), καθώς και τα δημόσια έγγραφα που εκδίδονται κατόπιν Αίτησής του από Φορείς του Δημόσιου Τομέα, όπως αυτός ορίζεται στην παρ.57 του αρ.2 του ν.4727/2020 (συμπεριλαμβάνονται και οι Φορείς της Τοπικής Αυτοδιοίκησης).
Θυρίδα Φορέα είναι το ηλεκτρονικό γραμματοκιβώτιο όπου τηρούνται έγγραφα και αιτήσεις που απευθύνονται στον Φορέα και αποστέλλονται από τους πολίτες μέσω gov.gr, καθώς και οι αντίστοιχες απαντήσεις / έγγραφα των αιτήσεων αυτών.
Στην Απόφαση ορίζεται πως γίνεται η έκδοση εγγράφων μέσω gov.gr (αρ.2), τι ισχύει για τις αιτήσεις των πολιτών (αρ.3), καθώς και λεπτομέρειες για τις θυρίδες τους (αρ.4).
Στα αρ.5 και 6 περιλαμβάνονται οι λειτουργίες και τα χαρακτηριστικά θυρίδων Φορέων και ζητήματα που αφορούν τους Υπαλλήλους-χρήστες. Αναλυτικότερα, η θυρίδα έχει αυτά τα χαρακτηριστικά: α) έχει μοναδικό κωδικό και όνομα, β) παρέχει στους εξουσιοδοτημένους Υπαλλήλους του Φορέα διαβαθμισμένη πρόσβαση, με ρόλους, μέσω εφαρμογής και σε πληροφοριακά συστήματα μέσω προγραμματιστικής διεπαφής, γ) περιέχει αναρτημένα έγγραφα και αιτήσεις, δ) οργανώνει τα αναρτημένα έγγραφά της ανά υπόθεση, ε) οι χειριστές της θυρίδας λαμβάνουν ενημερώσεις για την άφιξη ενός εγγράφου στη θυρίδα ανάλογα με τα διαθέσιμα κανάλια επικοινωνίας που έχουν ρυθμίσει (email, sms, κ.ά.).
Για την διεκπεραίωση των αιτήσεων από τους διαχειριστές και χειριστές, υπάρχουν στη θυρίδα σχετικές επιλογές διαχείρισης, όπως: ανάθεση, ανάληψη υπόθεσης σε/από Υπάλληλο, κατάσταση αίτησης, δυνατότητα αλλαγής της κατάστασης της αίτησης, ανάρτηση απάντησης σε θυρίδα, αποστολή ενημερωτικού μηνύματος στον χρήστη.
Υπογραμμίζεται ότι η παραγωγική λειτουργία της θυρίδας του κάθε Φορέα ξεκινά με την έκδοση ΚΥΑ, όπως προβλέπεται στην παρ.17 του αρ.107 του ν.4727/2020, ύστερα από το αίτημα προς την Υπηρεσία Συντονισμού Ενιαίας Ψηφιακής Πύλης. Το αίτημα υποβάλλεται από τους ιεραρχικά ανώτερους Προϊσταμένους της αρμόδιας για ΤΠΕ Υπηρεσίας, η οποία έχει την ευθύνη για τα αντικείμενα της πληροφορικής, των επικοινωνιών και της ηλεκτρονικής διακυβέρνηση.
Περισσότερες λεπτομέρειες, στο Φ.Ε.Κ. Β’ 849/4.3.2021.